راهنمای کامل

اتوماسیون اداری



-

-



برای تعریف شرکتهای تابعه ابتدا با کاربر ادمین وارد سیستم می شویم

در منوی مدیریت سیستم "شرکتها" را انتخاب میکنیم

در این صفحه می توانیم شرکتهای تابعه را تعریف و در قسمت درخت شرکتها رابطه شرکتها را با هم مشخص کنیم(شرکت زیر مجموعه چی شرکتی است)

پس از تعریف شرکت تابعه یک کاربر را به عنوان کاربر ادمین آن شرکت تعریف میکنیم 

این کاربر با دسترسی هایی که دارد می توانید به طور مستقل مدیریت اتوماسیون را برای شرکت خود به عهده بگیرد

در این مثال برای شرکت "قطعات پیش ساخته جم" کاربر "hosseini" را به عنوان مدیر سیستم معرفی و فعال میکنیم

کاربر "hosseini" نمی تواند وارد سیستم شودچون گروه و دسترسی های گروه هنوز تعییر نشده است

برای این منظور ابتدا گروه و سپس دسترسی های گروه را تعریف و این کاربر را به گروه اضافه میکنیم

مطابق تصویر زیر گروهی با نام "مدیر سیستم" ایجاد میکنیم

سپس دسترسی های این گروه را تعیین میکنیم

برای این کار روی گروه کلیک میکنیم و در سمت راست لیستی از فعالتهای سیستم نمایش داده می شود

در این مثال چون کاربر مدیر سیستم است باکلیک کلید "همه" تمامی امکانات سیستم در دسترس این گروه قرارداده می شود

درپایان کاربر "hosseini" را به این گروه اضافه میکنیم

اکنون کاربر "hosseini" می تواند  به سیستم وارد شود و به عنوان مدیر سیستم اتوماسیون اداری "قطعات پیش ساخته جم"  نسبت به تعریف کاربران و گروه ها و دسترسی های شرکت "قطعات پیش ساخته جم" اقدام نماید










-
































در سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری / سازمان الکترونیک  هامش نویسی روی اسناد دریافتی در کارتابل به دو صورت قابل انجام است

- تایپ متن هامش

-ثبت متن هامش به صورت دست نویس

 

1-   ابندا روی پنل سمت راست کارتابل "دریافتی" کلیک میکنیم سپس موضوع مورد نظر را انتخاب میکنیم

2- در تب اول متن و مشخصات پیام ارسالی و تب دوم پیوست و یا همان سند اصلی (که هامش در مورد این سند باید نوشته شود ) نمایش داده می شود

3- وارد تب اول می شویم 

یکی از گزینه های "پاسخ" یا "ارجاع" را انتخاب میکنیم


4- برای ثبت متن هامش به صورت تایپ شده از کادر اول

و برای ثبت متن به صورت دست نویس بعد از کلیک روی چک باکس مشخص شده از کادر دوم استفاده می کنیم

4- پس از یادداشت هامش به صورت تایپ شده یا دست نویس  ، گیرندگان و گیرندگان رونوشت را انتخاب و کلید "ثبت و ارسال" را کلیک کنید

به این ترتیب گردش مکاتبات اداری شروع و پرسنل گیرنده هامش نیز می توانند به همین روش 

هامش نویسی و به افراد مورد نظر ارجاع نمایند






اگر رمز عبور خود را فراموش کردید

روی لینک زیر کلیک نمائید

سپس ایمل خود را وارد نمائید

لینک بازیابی رمز عبور به ایمیل شما ارسال می شود





1- ایجاد پرونده از طریق منوی آرشیو> تعریف پرونده

2- پس از تعریف پرونده  فیلدهای(خصوصیات)  پرونده را تعریف کنیم

داده های ثبت شده در این فیلدها جهت جستجوی محتوای اسناد استفاده می شود

پس از تعیین فیلدها  از طریق منوی کارتابل > آرشیو اسناد> پرونده پرسنلی را انتخاب می کنیم

در این مرحله با کلید "جدید"   می توانیم پرونده پرسنل را ثبت نمائیم

ورود تصویر سند:

ورود محتوای سند مطابق فیلدهای تعریف شده :

پس از تعریف پرونده نوبت به تعریف اسناد داخل پرونده است

برای تعریف اسناد داخل پرونده مطابق تصویر زیر با کلیک راست روی درخت اسناد می توان 

پوشه و سند را به درخت پرونده ها اضافه نمود

افزودن پوشه به درخت اسناد

پس از افزودن هر سند می توانیم فیلدهای آن نوع سند را نیز تعریف کنیم

پس از آن می توانیم با کلیک روی هز نوع سند از درخت اسناد آن سند آپلود و پس از ثبت محتوای سند در فیلدهای تعریف شده آنرا ثبت کنیم

با امکان Versioning می توانیم اسناد را ویرایش نموده و در هر ویرایش سند قبلی به صورت یک ورژن نگهداری می شود

پس از ثبت داده ها و تصاویر و فایلهای مرتبط با هر نوع سند با کلید "نمایش محتوا و جستجو"  می توانیم بین محتوای اسناد ثبت شده جستجو و فیلتر و گروهبندی انجام دهیم






نسخه موبایل:

اگر با تبلت یا موبایل به سیستم وصل شویم به نسخه موبایل نمایش داده می شود


صفحات  نسخه موبایل بخش اتوماسیون  طراحی شده است 

که شامل نمایش کارتابل و =وشه های هر کاربر 






امکان مشاهده اسناد رسیده به کارتابل کاربر


جهت مشاهده درخت سوابق  مطابق تصویر زیر روی علامت مشخص شده  روبری هر هر پیام کلیک میکنیم

سپس در پنجره باز شده  تب دوم را انتخاب می کنیم

در این پنجره کلیه افرادی را پیام را در کاتابل خود دریافت کرده اند و اقدامی روی آن انجام داده اند با جزئیات نمایش داده می شود


نامه هایی که در دبیرخانه ثبت می شوند گاهی دارای عطف و پیرو می باشند

برای مشخص کردن عطف و پیرو هر نامه مراحل زیر را انجام می دهیم

- ابتدا روی موضوع نامه کلیک میکنیم

- سپس روی کلید ویرایش نامه کلیک میکنیم

- در تب سوم  لیست نامه های صادره و وارده مشخص است

با انتخاب نامه های مرتبط با نامه انتخاب شده لیست نامه های عطف و پیرو را مشخص میکنیم

- برای  مشاهده لیست نامه های عطف و پیرو هر نامه مطابق تصویر زیر  روی اسناد مرتبط کلیک میکنیم


هر کاربر می تواند کارتابل خود را جهت انجام امور به دیگران تفویض نماید

 

کاربر جانشین پس از تفویض می تواند به کارتابل فرد اول دسترسی داشته باشد و در آن ثبت و ارجاع نامه و سند داشته باشد

 

برای اینکار ابتدا از منوی "تنظیمات> تفویض اختیارات"   وارد صفحه تفویض اختیار می شویم


سپس با کلیک روی کلید تفویض جدید  نام  و زمان انجام تفویض کارتابل را مشخص و ثبت می کنیم

پس از ثبت تفویض اختیار فعال می شود و کاربر مشخص شده به عنوان جانشین می تواند لیست افراد تفویض کننده را در مسیر زیر مشاهده کند

هر کاربر با کلیک روی نام کاربری خود در بالای صفحه  و در تب مشخصات فردی لیست افرادی را که کارتابل خود را به او تفویض کرده اند مشاهده می کند

کاربر در صورت انتخاب کارتابل آن فرد از کارتابل خود خارج شده و کارتابل کاربر مورد نظر باز شده و می تواند در آن اقدامات لازم را انجام دهد

 

برای اینکه مشخص شود کاربر در کارتابل خودش نیست و کارتابل تفویض شده فعال است  در هدر به رنگ سبز کلمه "تفویض" مشخص شده است

پس از پایان زمان تفویض یا غیر فعال شده آن توسط کاربر واگذار کننده ،  دسترسی برای کاربر گیرنده پایان می بابد


در نامه های صادره  اگر بخواهیم شماره و تاریخ و پیوست و امضای نامه در متن نامه توسط سیستم  ددرج شود مراحل زیر را انجام می دهیم

- ابتدا الگوی نامه را دریافت و آنرا جهت ویرایش باز  می کنیم

-مطابق تصویر باکس محل قرارگیری  شماره و تاریخ و پیوست  در هدر را انتخاب کرده و موقعیت  و اندازه فونت و  ... را ویرایش می کنیم

- سپس روی کلید ویرایش الگوی مورد نظر کلیک میکنیم

در صفحه ویرایش کلیک آپلود الگو را کلیک و مسیر الگوی جدید را  وارد میکنیم

- الگو ثبت شد و در بخش صادره جدید قابل استفاده می باشد