اتوماسیون نامه نگار

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری و آرشیو اسناد

Smartphone

معرفی اتوماسیون تحت وب

اتوماسیون

مدیریت اسناد و مکاتبات در سطح سازمان/شرکت ، حذف کاغذ از فرآیند گردش اسناد ، ثبت کلیه مکاتبات و مدیریت اندیکاتور نامه ها ، مدیریت دبیرخانه ، امکان تعریف تعداد نامحدود دبیرخانه در سطح شرکت/سازمان و قابلیت استفاده همزمان کلیه شرکتهای تابعه از یک نسخه از سامانه از جمله قابلیتها و امکانات این نرم افزار می باشد

Icon-1

اتوماسیون

Icon-2

مدیریت دبیرخانه

Icon-3

آرشیو اسناد

Smartphone

تصاویر محیط سیستم

نسخه وب
/UploadFiles/Media/Image/14_c9f76a6e-baa7-43ea-b7fe-b6dd3d5e5822.png

معرفی اجزای کارتابل


معرفی کارتابل

پیامها ، اسناد و نامه های رسیده و صادره (توزیع شده از طریق دبیرخانه ) در بخش کارتابل هر کاربر جمع آوری میگردد .

/UploadFiles/Media/Image/14_f648dbf0-a057-457c-9951-ea4a1fdb70fa.png

/UploadFiles/Media/Image/14_cf8affe1-5a60-4c6a-9478-6d86adca7d0b.png

مدیریت دسترسی کاربران توسط مدیر سیستم

تمامی بخشهای سیستم توسط مدیر سیستم قابل برنامه ریزی جهت دسترسی دادن و یا عدم دسترسی افراد در قالب گروهها می باشد


ارسال پیام با قلم نوری-دست نویس

پیامهای مبادله شده بین اعضای داخلی شرکت و همچنین ثبت هامش برای اسناد رسیده از دبیرخانه و یا منابع دیگر می تواند علاوه بر تایپ به صورت دست نویس نیز انجام گیرد

/UploadFiles/Media/Image/14_f3199cc1-0d34-499d-a9a5-251392528210.png

/UploadFiles/Media/Image/14_aa2ff170-2b41-4a79-a841-917ca63eb0fb.png

اسکن اسناد تحت وب

در بخش دبیرخانه متصدی دریافت نامه می تواند از امکان اسکن اسناد تحت وب جهت ثبت نامه ها استفاده نماید


ثبت شماره نامه

در دبیرخانه نامه صاده پس از تائید و هنگام دریافت شماره اندیکاتور، شماره دریافت شده در سربرگ نامه درج میگردد

/UploadFiles/Media/Image/14_7dc94c73-fe0d-4443-bab0-1068329703bd.PNG

/UploadFiles/Media/Image/14_43a31b45-f07d-4d88-aa5f-94298bff2f45.PNG

ثبت امضا در متن نامه

درج امضای امضا کننده نامه در ذیل نامه


مدیریت دبیرخانه و گردش اسناد

هر شرکت می تواند به تعداد نامحدود دبیرخانه تعریف نماید و با تعیین دسترسی افراد امکان ثبت نامه های وارده و صادره برای کاربران فراهم می باشد

/UploadFiles/Media/Image/14_d7a3b3b0-46a5-42e8-a384-0e2748ac80ba.png

/UploadFiles/Media/Image/14_02b1296c-f80f-4ddf-aff1-ac1b87a9fb97.png

امکان ثبت نامه در word

به همین دلیل در بخش نامه های صادره امکان تهیه انواع الگوی نامه، و ثبت نامه توسط "ورد" فراهم شده است . همچنین شماره گذاری و درج شماره درهدر نامه انجام میگیرد


اپ موبایل

برای دسترسی سریعتر به اسناد و مکاتبات صفحات ویژه موبایل برای بخشهای اصلی و پرکاربرد سیستم تهیه شده است

/UploadFiles/Media/Image/14_402aa14d-f052-49f0-9bee-cca04c18c515.png

لیست امکانات



  • راهنمای استفاده از کارتابل
  • پروفایل کاربر
  • تنظیمات کاربر
  • تفویض اختیارات(جانشین)
  • پروفایل شرکت/سازمان
  • شرکتهای تابعه
  • تنظیمات سیستم
  • ویرایش راهنما
  • انواع زبانها
  • روشهای ارسال مرسوله
  • پوشه های پیش فرض
  • کشورها
  • استانها
  • شهرها
  • همه دسترسی ها
  • پستهای پایه
  • مدیریت کاربران
  • گروهها
  • دسترسی ها
  • آمار ورود به سیستم
  • واحدها
  • پستها
  • پرسنل-پستها
  • دبیرخانه ها
  • دسترسی به دبیرخانه
  • لیست دبیرخانه ها
  • دفاتر اندیکاتور
  • نوع سند
  • الگوی اسناد
  • شرکتها
  • واحدها شرکتهای بیرونی
  • اشخاص
  • اشخاص-پستها
  • گزارشات مدیریتی
  • داشبورد ادمین
  • داشبورد
  • دبیرخانه های قابل دسترس
  • چطور نامه های وارده را ثبت کنیم؟
  • چطور نامه های صادره را ثبت کنیم؟
  • چطور نامه های رسیده را به کارتابل گیرندگان ارسال کنیم؟
  • نحوه انجام مکاتبات درون سازمانی؟
  • نحوه پیگیری وظایف مدت دار رسیده در کارتابل ؟
  • نحوه راه اندازی اتوماسیون اداری؟
  • معرفی نرم افزار نامه های اداری.
  • برنامه اتوماسیون اداری
  • مکاتبات اداری و نامه نگاری
  • چطور یک دبیرخانه جدید ایجاد کنیم؟
  • نحوه طبقه بندی اسناد ثبت شده در سیستم؟
  • چطور یک نامه و سوابق آنرا پیدا کنیم؟
  • چطور گردش یک ارجاع-پیام را مشاهده کنیم؟
  • معرفی آرشیو الکترونیکی اسناد.
  • بایگانی الکترونیک
  • سیستم اتوماسیون
  • مراحل مدیریت اسناد
  • خلاصه مزایای سیستم اتوماسیون اداری
  • چطور روی اسناد رسیده به کارتابل (دریافتی)هامش نویسی کنیم؟
  • پرونده ها
  • ایجاد پرونده جدید
  • حذف پرونده
  • ایجاد دسترسی به یک پرونده
  • نحوه تغییر رمز عبور
  • خصوصیات پرونده (فیلدها)
  • نمایش لیست پرونده های ثبت شده
  • مثال: نحوه آرشیو اسناد پرونده های پروانه ساخت-مواد غذایی دارویی (نمونه)
  • مثال: آرشیو پرونده های پرسنلی
  • تعریف درخت پستهای سازمانی
  • مثال: ایجاد الگوی قرارداد پرسنل-کارمزدی
  • مثال: ایجاد یک قرارداد پرسنل از الگوی آن
  • چطور از اسکنر تحت وب استفاده کنیم؟
  • نسخه های (version) مختلف یک سند چطور ثبت می شود؟
  • نحوه استفاده از گزارشات
  • نحوه ساخت گزارش توسط گزارش ساز تحت وب
  • تعریف پرسنل و پستهای سازمانی
  • ارسال مکاتبات از طریق اتوماسیون
  • نحوه ایجاد دبیرخانه
  • نحوه استفاده از آرشیو الکترونیکی اسناد
  • معرفی نسخه موبایل
  • سابقه پیام(ارجاع) به صورت درختواره
  • چگونه عطف و پیرو نامه ها را ثبت کنیم؟
  • چطور کارتابل خود را به دیگران تفویض کنیم؟
  • تنظیم محل ثبت شماره -تاریخ-پیوست روی سربرگ و محل امضا ذیر نامه در هنگام چاپ
  • معرفی اجزای کارتابل
  • معرفی کارتابل
  • مدیریت دسترسی کاربران توسط مدیر سیستم
  • ارسال پیام با قلم نوری-دست نویس
  • اسکن اسناد تحت وب
  • ثبت شماره نامه
  • ثبت امضا در متن نامه
  • مدیریت دبیرخانه و گردش اسناد
  • امکان ثبت نامه در word
  • اپ موبایل
  • امکان استفاده چندین شرکت از یک نسخه از سیستم
  • گزارشات
  • ساخت گزارش تحت وب
  • تعريف ساختار سازماني شرکت
  • تعريف واحد سازماني
  • تعريف پست سازماني
  • امكان غير فعال سازي پست سازماني همراه با نگهداري سوابق
  • سهولت تغيير ساختار سازماني
  • تعريف کاربران
  • امكان غير فعال يا فعال سازي كاربران
  • تخصيص پستهاي کاربر
  • تخصيص گروه¬هاي کاربري
  • تعريف گروه¬هاي کاربري
  • پشتيباني از جانشيني
  • امكان مشاهده كارتابل كاربران توسط كاربران مجاز
  • لحاظ سطوح امنيتي جهت دسترسي به ايجاد ، تغيير، مشاهده، تاييد، امضاء، طبقه بندي و پرونده نامه و ملحقات آن نامه شامل پيوست، نامه¬هاي مرتبط و متن نامه و مواردي از اين قبيل خواهد بود.
  • لحاظ سطوح امنيتي جهت مشاهده ارجاع و ملحقات آنملحقات ارجاع شامل چرخه ارجاع، نامه همراه، پيوست¬ها و مواردي از اين قبيل خواهد بود.
  • امکان تعريف حقوق دسترسي پيش فرض براي انواع ارجاع
  • امکان تغيير حقوق دسترسي ارجاع توسط فرستنده
  • تعريف هرگونه ساختار شماره انديکاتور و نگهداري سوابق آن
  • تعريف انواع دبيرخانه
  • امکان رزرو شماره انديکاتور
  • تعريف پرونده دبيرخانه
  • تعريف طبقه بندي نامه
  • امکان تعريف درخت موضوعات طبقه¬بندي در هر دبيرخانه و نيز انتساب نامه به يک يا چند موضوع طبفه¬بندي در سيستم وجود دارد
  • نامه وارده
  • پشتيباني از انواع نامه وارده
  • نامه کاغذي
  • نامه الکترونيکي
  • توزيع نامه وارده
  • امکان ارسال نامه داخلي بدون شماره شدن در دبيرخانه
  • امکان ارسال نامه داخلي با شماره شدن در دبيرخانه
  • ثبت شماره انديکاتور و تاريخ به هنگام ثبت نامه داخلي در متن نامه
  • پشتيباني از چرخه توليد نامه داخلي
  • امكان تأييد و امضاي سريال نامه داخلي توسط تأييد کننده
  • پشتيباني از انواع نامه صادره
  • نامه کاغذي
  • پشتيباني از چرخه توليد نامه صادره
  • امكان تأييد و امضاي سريال نامه صادره توسط تأييدکننده
  • چاپ نامه صادره
  • چاپ نامه صادره باامضا الكترونيك يا بدون امضا الكترونيك
  • چاپ آدرس گيرنده براي درج برروي پاکت نامه
  • ثبت نحوه ارسال نامه صادره
  • ثبت شماره انديکاتور و تاريخ به هنگام ثبت نامه صادره در متن نامه
  • امکان ثبت پيوست هاي الکترونيک و غير الکترونيک
  • تخصيص پرونده¬ي نامه
  • تخصيص طبقه بندي نامه
  • امكان استفاده از تصوير امضاء براي نامه¬هاي صادره و داخلي
  • تعيين درجه محرمانگی و فوريت برای نامه
  • ثبت مشخصات نامه به همراه متن آن
  • مشاهده کارتابل
  • مشاهده پيگيري ها
  • امكان تعيين دوره پيگيري
  • امکان ارسال ارجاع
  • امکان ارسال نامه به همراه ارجاع
  • امکان اضافه کردن پيوست به ارجاع
  • امكان كنترل گيرندگان ارجاع
  • پشتيباني از انواع ارجاع (قلم نوري)
  • امکان تعيين درجه فوريت ارجاع
  • امکان ارجاع نامه به گروههاي کاربري و واحدهاي سازماني
  • امكان تعريف پيگيري براي ارجاعات
  • مشاهده چرخه ارجاع
  • مشاهده کارهاي در دست انجام
  • مديريت ارسال و دريافت پست الکترونيکي از طريق سيستم
  • برنامه هشدار
  • صندوق پست (تابلو اعلانات)
  • ارسال پيام
  • اطلاعات و گزارش¬هاي مورد انتظار
  • اطلاعات و گزارش‌هاي لحظه‌اي
  • گزارش‌هاي دوره‌اي1
  • اطلاعات و گزارش‌هاي مورد نياز
  • نشاندهنده‌ي عملكرد افراد، فرآيندها و واحدهاي سازماني
  • ارائه‌ي خلاصه‌اي از گردش كار سيستم
  • امكان گزارش گيري از گردش كلي يك نامه در داخل سازمان و عملكرد تك تك افراد روي آن نامه
  • قفل سخت افزاری
  • 8 ساعت آموزش

چگونه اتوماسیون را تهیه کنیم?

برای تست آنلاین سیستم روی لینک زیر کلیک نمایید

پس از تست سامانه جهت نصب روی سرور شما به بخش پشتیبانی تماس حاصل نمایید

تست آنلاین

تماس با ما

با ما از طریق راه های زیر تماس بگیرید
راهکار پردازش پویا
تولید نرم افزارهای تحت وب